POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza SOLERO S.A.S. (en adelante “SOLERO) de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativa aplicable, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

  1. Información del Responsable del Tratamiento de la información personal

 

La empresa Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

  • Razón social: SOLERO S.A.S.
  • Domicilio: Bogotá, Colombia
  • Dirección: Calle 79B # 8-28
  • Teléfonos: 2557587

 

  1. Definiciones

 

  1. Base de datos”: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  2. Datos Personales”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  3. Datos Públicos”: Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  4. Datos Sensibles”: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos
  5. Encargado”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
  6. Responsable”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.
  7. Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 

  1. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

 

Los Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por SOLERO, según las finalidades para las cuales fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en el punto 3 de la presente Política (en adelante el “Tratamiento”).

El Tratamiento realizado por SOLERO se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario, conforme con el tipo de Tratamiento y las finalidades señaladas.

  • Tratamiento de Datos Sensibles
  • Datos Sensibles de trabajadores:

SOLERO tratará Datos Sensibles relativos a la salud ocupacional y datos biométricos (video y fotografía), para el cumplimiento de las finalidades que se relacionan a continuación, sin que ello implique un trato discriminatorio, por cuestiones de raza, religión, orientación sexual o cualquier otra índole o condición:

  1. Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios, para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
  2. Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica, que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones del Empleador.
  3. Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.
  4. Identificar al personal que acceda a las instalaciones del Empleador.
  5. Dar acceso a las instalaciones del Empleador.
  6. Verificar la permanencia del Trabajador en las instalaciones del Empleador.
  7. Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  8. Comunicar al Trabajador las actividades de bienestar que el Empleador ha organizado.
  9. Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza el Empleador a sus trabajadores.
  10. Hacer uso de diversos medios de video vigilancia en diferentes lugares de las instalaciones del Empleados. La información recolectada a través del CCTV se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Empleador. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

En el Tratamiento de Datos Sensibles SOLERO, se asegurará de:

  1. Obtener consentimiento expreso.
  2. Informar que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  3. Informar de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento, son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

La información también será recolectada si existe una obligación legal que permita acceder y conservarla.

  • Videovigilancia

SOLERO utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes lugares de sus instalaciones.

La información recolectada a través del CCTV se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SOLERO. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

  1. Finalidades del Tratamiento

 

  • Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes:

 

  1. Registro y control de las personas que ingresen, adquieran y cancelen productos en el establecimiento de comercio de SOLERO o su página web.
  2. Contactos con los clientes para divulgación, notificación de información y medición de satisfacción de los usuarios frente a los productos de decoración y diseño adquiridos en SOLERO.
  3. Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos adquiridos por los clientes, así como elaborar la facturación correspondiente.
  4. Envío de publicidad sobre productos y servicios de SOLERO.
  5. Elaboración de informes de desempeño por las áreas comerciales y de mercadeo.
  6. Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de SOLERO.
  7. Comunicaciones de descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos SOLERO.
  8. Realización de análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
  9. Comunicación sobre la realización de actividades y eventos organizados por SOLERO.
  10. Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
  11. Diseño y ofrecimiento programas de lealtad y beneficio para los clientes.
  12. Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por SOLERO.
  13. Hacer uso de diversos medios de video vigilancia en diferentes lugares de las instalaciones de SOLERO. La información recolectada a través del CCTV se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SOLERO. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

 

  • Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Candidatos:
  1. Recolección de las hojas de vida de los candidatos interesados en trabajar con SOLERO.
  2. Análisis de la información de cada candidato y contacto con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
  3. Consultar y/o verificar datos de los candidatos en fuentes públicas de información.
  4. Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios por parte de SOLERO.
  • Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Trabajadores:
  1. Ejecución de los contratos suscritos con SOLERO y envío de información relacionada con la relación contractual.
  2. Envío de información a proveedores de servicios tales como agencia de viajes, corredores de seguro, cooperativas, entre otros.
  3. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de SOLERO, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes.
  4. Envío de publicidad y actividades organizadas por aliados de SOLERO dirigido a empleados.
  5. Notificación en caso de emergencias durante su presencia en ejecución de su relación laboral o de prestación de servicios en las instalaciones de SOLERO.
  6. Identificación plena del trabajador, mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica del trabajador, entre otros.
  7. De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con SOLERO.
  8. Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con SOLERO.
  9. Investigar, verificar y validar la información suministrada por los empleados, con cualquier información de la que SOLERO legítimamente disponga.
  10. Adelantar procesos de selección de personal dirigidos por SOLERO.
  11. En caso de que SOLERO no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero dentro de Colombia, el cual actuará como encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
  12. Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador.
  13. Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
  14. Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
  15. Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
  16. Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
  17. Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
  18. Almacenar los datos personales en el sistema informático interno de SOLERO.
  19. Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
  20. Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con SOLERO.
  21. Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por SOLERO a sus Trabajadores.
  22. Permitir el archivo físico de la información en las instalaciones de terceros que proveen estos servicios.
  • Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Proveedores:

 

  1. Realizar procesos de negociación, elección y vinculación del contratista y/o proveedor
  2. Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
  3. Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que SOLERO legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
  4. Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con SOLERO.
  5. Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.
  6. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el marco de las relaciones contractuales entre las Partes.
  7. Hacer uso de diversos medios de video vigilancia en diferentes lugares de las instalaciones de SOLERO. La información recolectada a través del CCTV se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SOLERO. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
  1. Derechos que le asisten como Titular de los Datos Personales

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a SOLERO, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOLERO, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
  3. Ser informado por SOLERO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

 

El Departamento Administrativo de SOLERO, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Cualquier petición, consulta o reclamo deberá ser dirigida a servicioalcliente@solero.co.

  1. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los Datos Personales

 

6.1. Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los datos o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de SOLERO, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico servicioalcliente@solero.co o comunicarse al 2557587 en Bogotá. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 10:00 AM a 6:30 PM, en la calle 79B # 8-28 de la ciudad de Bogotá D.C.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de SOLERO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante SOLERO, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico servicioalcliente@solero.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 10:00 AM a 6:30 PM, en la calle 79B # 8-28, de la ciudad de Bogotá D.C.
  1. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  1. La solicitud debe contener la siguiente información:
  2. La identificación del Titular.
  3. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  1. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. Los documentos que se quieran hacer valer.
  • Firma y número de identificación.
  • Radicación en original.
  1. Si el reclamo resulta incompleto, SOLERO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3.  Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho a solicitar a SOLERO la supresión de sus Datos Personales y en especial cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

El derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo, en los siguientes casos:

  • La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
  • Cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • En el evento en que los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o, para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

6.4. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

7. Seguridad de la Información.

 

En desarrollo del principio de seguridad, SOLERO ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus titulares y SOLERO, no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros a excepción, de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad que regula la materia.

8.  Vigencia de la Política.

Esta versión de la Política de Tratamiento está vigente desde el 20 de febrero de 2018. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web o en las instalaciones de SOLERO.

El término de las autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales se entiende por el término de la relación contractual o de la prestación del servicio y durante el término de las finalidades autorizadas, señaladas en apartados anteriores del presente documento, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.